Como fazer o reembolso de despesas? 3 dicas úteis!

Controlar os gastos é sempre uma das prioridades das empresas e um fator decisivo nesta questão está relacionado a uma boa gestão do reembolso de despesas. Assuntos corporativos, sejam viagens de negócios ou almoços com clientes, por exemplo, exigem que o colaborador utilize seu próprio dinheiro e, portanto, precisam ser ressarcidos pela empresa.

Neste contexto é preciso que as empresas desenvolvam uma política de reembolso eficiente. Isso fará com que o desperdício de recursos seja evitado e a empresa tenha mais controle no processo.

O controle do sistema de reembolso de despesas vai ajudar, inclusive, a evitar problemas na contabilidade, que podem acontecer devido à ausência de informações sobre determinados gastos.

Agora você deve estar se perguntando como fazer o reembolso de despesas? Nós vamos te ajudar nisso! Preparamos três dicas práticas e úteis para te ajudar na gestão deste processo. Confira!

1. Defina regras para o reembolso de despesas

Para que a política de reembolso de despesas se torne eficiente é importante que regras claras e objetivas sejam definidas sobre o que será ou não ressarcido.

Considerando isso, é preciso definir também a elegibilidade, ou seja, quais colaboradores podem solicitar algum tipo de reembolso de despesas. Se forem só as lideranças ou então todos os colaboradores, é importante que fique claro, para que problemas não apareçam no futuro.

Além disso, defina também os prazos para tudo, desde envio da solicitação de reembolso, até mesmo o prazo para que o ressarcimento aconteça. Uma data que também precisa estar prevista é o tempo para aprovação da solicitação, ou seja, a partir do momento que o funcionário apresenta a documentação e o tempo máximo que a empresa pode levar para aprovar ou não.

Todas as regras da política de reembolso de despesas precisam ser comunicadas e colocadas em locais acessíveis para que os colaboradores possam consultar sempre que julgarem necessário.

2. Automatize o processo

A tecnologia vai ajudar muito no processo de reembolso de despesas. Todos os recibos, notas e detalhamentos podem gerar um grande caos na hora do reembolso.

Por isso, criar um sistema de arquivamento on-line dessas informações vai facilitar o processo. Um complemento importante é fazer um backup em nuvem, para que nenhuma informação seja perdida caso haja algum problema de armazenamento de dados na empresa.

Com a automatização deste processo, será possível criar uma padronização, que será essencial para que possíveis erros não aconteçam e comprometam a gestão de custos da empresa.

Outra vantagem é que os colaboradores responsáveis pelos reembolsos vão ter mais tempo para se dedicar a outras tarefas importantes, e até mesmo, focarem seus esforços para planejamento de outras ações.

3. Acompanhe e faça melhorias

Mesmo tendo feito todas as definições necessárias, o processo não é a prova de falhas, por isso é importante acompanhar e fazer melhorias sempre que necessário.

Um fator que pode ajudar neste processo é determinar uma validade para a sua política de reembolso de despesas. Com isso, será possível fazer uma revisão, analisando o que deu certo, o que não deu e assim fazer alterações para otimizar a gestão.

Será importante que esta analise leve em consideração, também, os dados de antes da política ser implementada, para que sejam avaliados resultados que foram obtidos antes e depois. Isso é uma forma de estabelecer a eficiência da tomada de decisões.

Essas dicas vão otimizar a gestão do reembolso de despesas, além da possibilidade de redução dos custos, graças as regras pré-estabelecidas.

E agora que você já sabe um pouco mais sobre isso, vem conferir o texto que preparamos sobre a importância da integração de funcionários para manter o turnover da empresa.