Como calcular folha de pagamento? Entenda a importância deste processo

A folha de pagamento é um documento extremamente importante nas organizações. Ele precisa ser feito mensalmente e possui informações detalhadas sobre o que os colaboradores de uma empresa recebem. Nele, constam informações sobre salários, benefícios e descontos que ocorrem em um determinado intervalo de tempo. 

A folha de pagamento é um registro importante e obrigatório, e é de extrema importância mantê-la atualizada, para garantir o cumprimento das leis trabalhistas e tributárias.

No documento existe uma série de informações importantes, como o nome do funcionário, cargo, salário-base, horas trabalhadas, descontos de impostos, contribuições previdenciárias, benefícios, etc. Com isso em mente, é essencial que a empresa tenha profissionais aptos para realizar os cálculos na folha de pagamento com eficiência e sem erros.

Claro que erros podem acontecer, uma vez que seres humanos são passíveis ao erro. O fato é que um erro na folha de pagamentos pode gerar danos severos para as companhias, que podem ir desde pagamentos com erro até multas e exposições desnecessárias.

Dito isto, as empresas precisam estar atentas e alocar recursos em instrumentos que auxiliem na automatização e simplificação do procedimento de cálculo. Uma vez que este estímulo é feito, o risco de erros é reduzido, e assim, se estabelece certa garantia na precisão dos cálculos.

Explore neste artigo:

• Como calcular a folha de pagamento?
• Como funcionam os descontos fixos?
• O que diz a lei?

Como calcular a folha de pagamento?

No cálculo da folha de pagamento deve constar todas as informações sobre jornada de trabalho, adicionais e também os benefícios dos colaboradores. Os cálculos na folha incluem:

• o cálculo do salário bruto;
• deduções de impostos;
• contribuições previdenciárias;
• benefícios;
• adicionais;
• horas extras.

Entrando nos cálculos de tributos, é preciso que a companhia identifique os impostos que devem ser pagos sobre a folha de pagamento. Estes tributos englobam o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), o Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), o FGTS e o PIS (Programa de Integração Social).

O montante destes tributos flutua conforme o salário do funcionário e as taxas determinadas pela lei.

As organizações também desembolsam contribuições previdenciárias, que incluem: o SAT (Seguro Acidente de Trabalho) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS).

O FGTS equivale a 8% do salário bruto. Este montante é depositado em uma conta associada ao empregado e pode ser retirado em situações de demissão sem justa causa, aposentadoria, entre outros.

Além dos encargos compulsórios, algumas empresas também proporcionam vantagens aos seus empregados, como vale-transporte, vale-alimentação e plano de saúde. 

Como funcionam os descontos fixos?

Na folha de pagamento, existem três principais descontos fixos. São os já mencionados antes: INSS, IRRF e Vale-Transporte.

Para contextualizar, o INSS é um benefício previdenciário descontado de todo colaborador porque, por meio desta contribuição, o trabalhador poderá dar entrada em sua aposentadoria, auxílio-doença ou qualquer outro benefício garantido pela previdência social. Por conta disso, todos os meses, é descontado do colaborador uma porcentagem, para que, no futuro, ele possa usufruir do benefício.

O Imposto de Renda Retido na Fonte também faz parte da folha de pagamento dos colaboradores celetistas. Ele se difere do INSS pois não é descontado de todos. Este desconto vai depender do valor que o colaborador recebe mensalmente. Este imposto é baseado em uma tabela.

Por mais que o vale transporte seja um benefício, a lei diz que é possível descontar até 6% do salário do colaborador para representar o VT. Por isso, ele também compõe a folha de pagamento. Do ponto de vista empresarial, vale destacar que existem formas de a companhia economizar até 35% com esta modalidade de benefícios.

Para poupar o capital e reduzir os custos, a área de recursos humanos deve investir em uma gestão eficiente de VT com a RB, que a partir dela, possibilita a compra apenas de os créditos necessários para o deslocamento do funcionário em cada mês. Desta forma, não ocorre acúmulo de crédito e tampouco existe a possibilidade de uso indevido.

O que diz a lei?

 Segundo a legislação trabalhista brasileira, toda empresa com pelo menos um empregado deve manter uma folha de pagamento atualizada.

O documento deve ser entregue durante todos os meses e os registros devem ser mantidos pela companhia por, no mínimo, cinco anos. A medida visa garantir a transparência na relação entre empresa e colaborador.

Conforme o que diz o decreto 3.048/99, no artigo 225, inciso l, parágrafo 9º, a empresa é também deve:

“I – Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;”

Ainda no parágrafo 9°, o artigo complementa:

“· Conter o nome dos segurados, indicando cargo, função ou serviço prestado;

• Agrupar os segurados por categoria: segurado empregado, trabalhador avulso, empresário, trabalhador autônomo ou a este equiparado, e demais pessoas físicas;
• Agrupar os segurados por categoria: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual;
• Destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
• Destacar as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais;
• Indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.”

Estas são as principais informações que você deve saber e levar em consideração sobre como calcular folha de pagamento, um dos processos mais importantes na rotina de um profissional de RH.

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