Gestão de tempo e produtividade: você sabe como dividir às 24H do seu dia?

Você sabe como funciona a gestão de tempo e produtividade? Colaborador, você é capaz de gerir o seu tempo de forma eficaz? Consegue se dividir entre entrega de trabalho e lazer? E gestor, você tem a capacidade de organizar as prioridades de demanda e qual tempo cada uma dessas tarefas irá exigir de sua equipe?

O autor do best-seller “A tríade do tempo” e especialista em produtividade, Christian Barbosa, avalia a produtividade como uma das maiores ferramentas que um dono de negócio pode ter. Isso porque, na perspectiva de Barbosa, com a produtividade, pode-se reduzir os custos, melhorar os processos de tomada de decisão e de execução operacional das atividades.

A avaliação aconteceu no evento “Crescendo com Personalidade.s”, realizado no fim de março pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae).

Falando para além dos aspectos empresariais, Barbosa destacou que procrastinar faz parte do ser humano. O problema acontece quando se fica adiando uma tarefa que irá te trazer ganhos no curto prazo e, por motivos de pura protelação, você não a faz.

O especialista faz a ressalva de que, em alguns casos, esperar para conduzir um trabalho é diferente de procrastinar. Isso acontece naquelas vezes onde você é capaz de entender que, em determinado momento, estará mentalmente melhor para olhar para o que tem de ser feito e, por consequência, ter um planejamento que definitivamente será melhor trabalhado, assim como a entrega.

Levando isso em conta, este artigo traz as melhores dicas sobre gestão de tempo e produtividade:

• Gestão de tempo e produtividade é imprescindível, mas por quê?;
• Gestão de tempo circunstancial;
• Novas habilidades;
• Benefícios de uma boa gestão de tempo.

Gestão de tempo e produtividade é imprescindível, mas por quê?

Conforme avaliação do especialista, é de extrema importância saber como você está utilizando o seu tempo, para que assim, você entenda e seja capaz de determinar quantos minutos, horas ou dias serão necessários para suas próprias atividades.

“Entender como você está usando o seu tempo muda a sua história, porque você não gerencia aquilo que você não consegue medir”, explica. Barbosa também aconselha que, para gerir o tempo e a produtividade com mais qualidade, vale separar as pendências entre: urgente e importante.

Segundo o escritor, as tarefas urgentes são aquelas imprevistas e obrigatórias, que, por ventura, podem causar algum tipo de estresse. Já as atividades importantes, são aquelas onde o prazo é maior, já fazem parte do planejamento e você tem vontade de fazer – na visão de Barbosa, normalmente, estão relacionadas aos sonhos.

“Quando você separa as coisas obrigatórias das urgentes, você tem clareza do seu tempo”, destacou.

Gestão de tempo circunstancial

Mas entre os dois tipos de afazeres mencionados antes, existe mais um: o circunstancial. Conforme a explicação de Barbosa, essas são aquelas atividades desnecessárias que roubam o tempo.  “Sem o uso de critérios, tua vida se envolverá com o circunstancial”, alertou.

O especialista disse ainda que é comum a maioria das pessoas declarar que não tem tempo, e isso ocorre porque, essas pessoas têm noção do que é importante na vida delas.

“Sem a clareza do que você quer, com certeza irá gastar o tempo à toa. Ao gastar o tempo à toa, você também irá priorizar errado, usar o tempo errado e terá mais arrependimentos a frente”, enfatiza. Por isso, estabelecer uma lista de prioridades é imprescindível para o bom andamento de rotinas.

Do ponto de vista corporativo e de forma coletiva, um time também pode aplicar a gestão de tempo no seu trabalho, da mesma maneira mencionada antes. Além disso, também é possível que um gestor trabalhe a produtividade de sua equipe de inúmeras formas.

Um dos pontos principais é: de tempos em tempos, investir na capacitação e treinamento do time. Isso constrói um caminho para motivação no trabalho – fora que, ao dominar habilidades, os colaboradores podem executar tarefas de forma mais ágil.

Reuniões de feedback também podem ser construtivas, para que assim, o colaborador consiga externar o que ainda pode estar atrapalhando.

Nesse sentido, uma internet instável, eventuais problemas de tecnologia ou grandes reuniões podem interferir, de forma que buscar serviços e qualidade e saber de fato, quando é necessário ou não uma reunião se faz um passo de extrema importância.

Novas habilidades

Desenvolver novas habilidades parece ter se tornado uma lição, que veio na bagagem junto com a produtividade.

Barbosa explica que com a evolução da produtividade, também surge a necessidade de que as pessoas adquiriram novas habilidades.

“O que são novas habilidades? É, por exemplo, você aprender a aprender. Hoje, a coisa está tão rápida para você aprender que, se você não tiver um jeito novo de aprender, vai ficar para trás”.

Desenvolver uma inteligência mais racional é outra habilidade destacada pelo especialista, que aconselha as pessoas a investirem em cursos para se aperfeiçoar no tema. Segundo Barbosa, ter essa competência pode fazer com que o indivíduo se destaque.

“A inteligência emocional é muito importante, faça um curso e aprenda sobre isso. No mundo atual, a inteligência racional faz você se diferenciar porque lhe faz entender as escolhas, tomar decisões complexas”.

A habilidade de ser inteligente emocionalmente é capaz de resolver problemas de um escopo mais amplo e entender as coisas que acontecem no mundo, impactando direta e positivamente na gestão de tempo e produtividade.

Benefícios de uma boa gestão de tempo

Conseguir uma boa gestão de tempo pode trazer benefícios incontáveis para a saúde mental e profissional. Pensando nisso, a RB listou alguns deles. Confira a lista abaixo:

1. Redução do estresse: ter os planos em ordem reduz bastante o estresse causado pelos prazos apertados;
2. Maior produtividade: quando as tarefas são feitas conforme as prioridades e sem desperdiçar tempo, a sensação de produtividade pode se fazer presente;
3. Satisfação e motivação no trabalho: conseguir ter os afazeres em ordem traz o senso de missão cumprida, levando à satisfação e motivação;
4. Autoavaliação e desenvolvimento: uma rotina organizada te faz se dar conta de que, antes, ela não estava sendo bem-feita. Por consequência, mostrará pontos de melhoria.

Para auxiliar na gestão de tempo e produtividade, o gestor de RH pode, ainda, implementar ferramentas para organizar e otimizar tarefas. Exemplos entre elas são o Trello, o Evernote e o Google agenda. Uma boa visão do que está sendo executado e o aprimoramento da comunicação interna fazem toda a diferença na agilidade de uma equipe.