Gestão de tempo e produtividade: saiba como o RH pode aprimorar o processo

“Já é essa hora e eu só consegui fazer isso o dia todo?!” Ninguém gosta de passar por isso, mas infelizmente essa é a realidade diária de muitos profissionais. A falta de gestão de tempo e produtividade pode custar muito caro – para as empresas e para os colaboradores.

Todos sabemos que o tempo não volta, mas nem todos conduzem a vida de acordo com essa realidade. Quando pensamos na gestão de produtividade e tempo, isso faz total sentido.

Apesar de a gestão de produtividade e tempo ser essencial para uma vida feliz e sem estresse, no ambiente de trabalho esse assunto é central, e é exatamente sobre isso que vamos falar hoje.

Seja um colaborador, gerente ou CEO, você já parou para pensar em como seu tempo é gasto​​ no trabalho?

Segundo o Clockify, em média, as pessoas gastam 21% do tempo de trabalho com entretenimento, redes sociais e notícias. Essa não é uma notícia muito animadora.

É por isso que hoje iremos falar sobre gestão de tempo e produtividade, porque no mundo corporativo, o tempo mal investido custa caro, e não só financeiramente!

• O que é gestão de tempo e produtividade?;
• Benefícios de uma boa gestão de tempo e produtividade;
• Gestão do tempo e da produtividade em um contexto de pandemia;
• A importância do RH na gestão do tempo e da produtividade;
• Como o RH pode aprimorar o processo?

O que é gestão de tempo e produtividade?

Na vida profissional precisamos lidar com metas, prazos, entregas e demandas. Em meio a tantas tarefas, como garantir que tudo seja feito no tempo certo?

A resposta é: através da boa gestão do tempo e da produtividade.

Gestão do tempo

A gestão do tempo nada mais é que organizar as tarefas a partir de suas prioridades e datas de entrega, considerando o tempo necessário para fazer cada uma delas.

O objetivo desta gestão é atingir os resultados desejados através do bom aproveitamento do tempo.

Isso quer dizer que não basta só saber o que precisa ser feito e quando precisa ser entregue, mas também quais são as prioridades e o que é mais urgente.

A partir disso é possível organizar o que deve ser feito primeiro e o que pode ser feito depois.

Produtividade

Produtividade não é fazer a maior quantidade de coisas no menor tempo possível, mas cumprir as tarefas de forma eficaz e com qualidade, sem desperdício de tempo.

A boa gestão do tempo leva, naturalmente, à produtividade.

Benefícios de uma boa gestão de tempo e produtividade

Como falamos acima, um colaborador que gerencia bem seu tempo não só traz benefícios para a empresa, mas para si próprio, por exemplo:

Redução do estresse

Ninguém gosta de ter uma pilha gigante de afazeres e se sentir sufocado pelos prazos.

É claro que existem períodos em que as demandas são mais complexas e o tempo é escasso, mas saber o que precisa ser feito e quando precisa ser feito ajuda a priorizar as tarefas mais importantes, reduzindo bastante o estresse causado pelos prazos apertados.

Maior produtividade

Como vimos, a consequência de uma boa gestão do tempo é a maior produtividade, já que as tarefas são feitas conforme as prioridades e sem desperdiçar tempo.

Satisfação e motivação no trabalho

A sensação de incapacidade é capaz de desanimar até mesmo o colaborador mais engajado. Por outro lado, o senso de missão cumprida leva à satisfação e motivação.

Autoavaliação e desenvolvimento

Começar a pensar ativamente na gestão do tempo e da produtividade, muito provavelmente irá mostrar que ela não estava sendo bem feita antes, o que, por consequência, irá revelar pontos de melhoria.

Fazer uma autoavaliação é uma excelente forma de se desenvolver e crescer como profissional.

Gestão do tempo e da produtividade em um contexto de pandemia

A pandemia da Covid-19 mudou o mundo, inclusive o mundo corporativo.

As empresas precisaram se reinventar e adaptar seus modelos de negócio para trabalhar remotamente, e isso trouxe muitas mudanças para a gestão.

Para o setor de RH, estabelecer uma comunicação com todas as equipes se tornou muito mais difícil, e para os gestores, garantir o mesmo nível de qualidade e produtividade se mostrou um grande desafio.

O home office e suas muitas distrações também exigiu muito dos colaboradores, que precisaram aprender a gerir o tempo e a produtividade de forma eficiente, além dos outros desafios que já estavam passando.

Nesse contexto, o papel do RH se mostrou intenso e indispensável, para que as empresas mantivessem as operações em dia.

A importância do RH na gestão do tempo e da produtividade

Uma das principais habilidades do RH é desenvolver a cultura da empresa e cuidar para que todos os colaboradores sejam produtivos.

Uma boa gestão de tempo e produtividade é essencial para todas as empresas, e o RH sabe muito bem disso. Por isso, esse setor é peça-chave em desenvolver uma cultura de gestão, para que os colaboradores – e, por consequência, a empresa – alcancem bons resultados.

Mas como isso acontece na prática?

Como o RH pode aprimorar o processo?

Vamos ver quais passos práticos o RH pode tomar para melhorar a gestão do tempo e da produtividade dos colaboradores. Confira:

Promover treinamentos

Como falamos, o RH tem o poder de influenciar toda a cultura da empresa. Por isso, promover treinamentos sobre a boa gestão do tempo e da produtividade e seus benefícios é um dos primeiros passos que podem ser tomados para influenciar positivamente o trabalho dos colaboradores.

Ensinar os líderes

Os líderes e gestores precisam dar o exemplo aos demais. Por isso vale a pena gastar um pouco mais de tempo com eles para ensinar e dar suporte nas melhores práticas de gestão de produtividade e tempo.

Implantar processos e padrões

Criar processos para a realização das tarefas é uma das maneiras mais eficazes de aumentar a produtividade e reduzir erros. Desde reuniões até a produção de relatórios, ter passos bem definidos é essencial para a gestão do tempo dos colaboradores.

Criar uma cultura de prestação de contas

Ter processos bem estabelecidos também torna a auditoria e prestação de contas muito mais fácil, porque os responsáveis pela equipe ou projeto podem saber exatamente quem fez o quê e quando foi feito.

Isso faz com que todos possam prestar contas de seu trabalho e seja possível dar e receber feedbacks.

Adotar sistemas e ferramentas de gestão

A tecnologia pode ser uma das maiores aliadas do RH. Ferramentas de gestão, como dashboards de projetos, sistemas Kanban, entre outros, mostram em um só lugar cada fase das tarefas e sinalizam quem é o responsável.

Isso torna possível mensurar a produtividade e corrigir pontos que precisam ser revistos.

Aumentar a autonomia dos colaboradores

Dar mais autonomia para que os colaboradores tomem decisões e sejam proativos melhora muito o desempenho e a produtividade no trabalho, já que reduz a burocracia.

Além disso, a maior autonomia traz consigo o senso de responsabilidade.

Premiar a produtividade e os resultados

Nada como o reforço positivo para aumentar o engajamento e a produtividade. Premie os profissionais que mostram melhores resultados e que são exemplos de trabalho bem feito. Quando bem pensada, uma estratégia de premiação pode ser determinante no desenvolvimento dos colaboradores.

Sem dúvida o RH tem papel central no desenvolvimento de uma cultura de boa gestão de produtividade e tempo, e é uma das principais peças para melhorar a gestão de todas as equipes. E o RH de sua empresa, está preparado para lidar com a gestão do tempo e da produtividade?